📘 i システム 部門長マニュアル
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1. はじめに

1.1 i システムとは

育星舎グループの塾管理システムです。 BIT CAMPUS から段階的に内製システムへ移行することを目的としており、 業務フローは BIT の使用感を踏襲しつつ、 グループの実情に合わせて改善された機能を備えています。

主な機能:

1.2 BIT との主な違い

① 部門単位の退会管理

BIT では「退塾 = 育星舎から退会」だったため、 例えば入江塾→SOIL に部門変更するときも一旦退塾扱いで再入会となっていました。 i システムでは 部門ごとに独立してステータス管理 でき、 一方を退塾にしても他部門は会員のまま継続できます。

退塾済み部門は「過去の所属」として記録され、 入会金免除判定などに活用されます。 保護者ポータルや生徒一覧では 現在所属している部門のみ を表示するようになっています。

② 学年自動進級と料金切替

BIT と同じく i システムでも 4月1日に実際の学年 (students.grade_name) が自動進級 します。 BIT と異なる点は2つ:

(1) 受講商品の対象学年も新学年に自動対応 します (同一商品名で対象学年ごとに料金が設定されている商品に限る)。 BIT では商品の対象学年は手動更新が必要でしたが、 i システムでは進級と同時に新学年用の料金が適用されます。
(2) 部門ごとに「料金切替月」を設定可。 入江塾=2月、 伸学アルファ=3月、 他=4月。 これは 「請求書の料金計算で次学年料金を使い始めるタイミング」 を示します。 学校学年そのものは全部門共通で4/1進級です。

例: 入江塾の中2生徒の場合 (新年度開始月=2月)

時期学校学年 (UI表示)請求書の料金計算
1月中2中2料金
2月中2 (まだ進級せず)中3料金 (先取り)
3月中2中3料金
4月1日〜中3 (進級)中3料金

つまり「料金だけ先取りで新学年扱い」。 受講中のクラスは中2のまま (自動的に中3クラスに異動はしません)。

受講登録時に商品の「対象学年」を NULL (学年自動連動) または 固定値 で選択可能 (ハイブリッド方式)。 通常は NULL のままで問題ありません。

③ 一括支払商品の請求方式

BIT では「科学の学校 通常コース一括支払」「ロボサイエンス R2 一括支払」等の年間一括前払い商品も口座振替請求書に乗っていましたが、 i システムでは 一括支払商品は銀行振込として別請求 されます (高額のため口座振替の限度額の都合)。

④ 飛び越し繰越バグの自動検出

BIT で発生していた「請求の繰越処理がスキップされる」バグを検出・修復するロジックが組み込まれており、 月次集計の整合性が確保されています。

⑤ オンライン機能の追加

⑥ 多部門所属生徒の請求は「1枚に明細単位で部門分離」 (2026-05-18 改修)

BIT では 部門ごとに請求書を分けて発行 していました (例: SOIL+科学の学校 に所属する生徒に 2 枚の請求書 → 引落 2 回)。 i システムでは 1 枚の請求書にまとめて発行し、 部門境界は明細 (invoice_lines) 単位で管理 します (引落 1 回で全部門分)。

これにより 家庭は引落 1 回で済みますが、 部門管理者が誤って他部門の請求を変えてしまわないよう、 以下のルールで境界を引いています:

動作SOIL admin の場合の挙動
校舎締画面の 表示SOIL line を 1 つでも含む請求書を表示 (たとえ primary が 科学 でも)
表示される 金額SOIL の line 合計のみ (科学の line は除外)。 部門別売上が正しく分離
line の 編集・削除SOIL line のみ操作可能。 科学の line は 403 (権限エラー) で弾かれる
校舎締めSOIL line のみロック。 科学 admin は引き続き 科学 line を編集可
本部締め (全校舎締め完了後)全 line を一斉ロック (HQ のみ操作可)

つまり 「請求書は 1 枚だが、 操作・売上は明細レベルで部門に分離」 という運用です。 BIT 6月引落 vs i システム 6月請求 の合計が部門別で一致しなかったのは この仕様差が原因 ([feedback メモ参照](#))。 個人ごとの引落金額 (全部門合算) が一致していれば 業務上の問題はありません。

1.3 ログインと初回設定

ログインURL

用途URL
管理画面 (部門長・スタッフ業務)/login.html
保護者ポータル/portal/login.html
スタッフポータル (給与明細閲覧)/staff/login.html

初回ログイン

  1. 管理者から発行された ログインID と 初期パスワードでログイン
  2. 初回は強制的にパスワード変更画面に遷移
  3. 新パスワードを設定 (8文字以上、 大文字・小文字・数字を各1文字以上)
  4. ダッシュボードへ自動遷移
パスワードは 大文字 (A-Z) + 小文字 (a-z) + 数字 (0-9) をそれぞれ1文字以上含む 8文字以上が必須です。 例: Hanami2026

個人設定

サイドバー 管理 → 個人設定 から、 自身のダッシュボードのデフォルト表示部門・校舎を設定できます。 複数部門・校舎にスコープがある場合に便利です。

1.4 月次運用 全体像

月単位で繰り返す典型的な業務フロー
【1日〜10日 / 月初】 ├─ 引落結果の取込 (銀行から CSV 受領後) ├─ 引落失敗の振替依頼 (再引落 or 銀行振込切替) ├─ 督促状の発行・郵送 └─ 前月分 入金状況の最終確認 【11日〜20日 / 月中】 ├─ 給与計算 (前月21日〜当月20日 = N月分) ├─ 給与明細 PDF 確認・配布 ├─ 給与振込CSV 出力 └─ 出勤簿の最終確認 【21日〜末日 / 月末】 ├─ 入会・退会 入力 (個別生徒ページ) ├─ 受講登録の調整 (集団/個別/その他商品) ├─ 当月締め (校舎単位で「校舎締め」) ├─ 本部締め (本部のみ) ├─ 翌月請求の生成 └─ 全銀振替依頼ファイル出力 → 銀行へアップロード
締め処理は 「校舎締め」→「本部締め」 の2段階です。 校舎締めは部門責任者または校舎責任者が、 本部締めは本部のみが操作します。 本部締め後は校舎側で月次データを変更できません。

2. 生徒管理

サイドバー 生徒 → 生徒一覧 から、 自スコープの生徒を検索・絞り込みできます。

検索条件

住居マップ

サイドバー 生徒 → 住居マップ で、 生徒の住所を地図上に色分けでプロット表示できます。 集客戦略・チラシ配布エリアの参考にお使いください。

退塾生・問合生 はジオコーディング (緯度経度変換) が未完了のため現時点では表示できません。 将来 一括変換を予定しています。

2.2 個別ページの操作

生徒コード・氏名から個別ページを開くと、 以下のセクションがあります:

セクション編集権限主な内容
基本情報自部門氏名・住所・連絡先・学年
保護者自部門保護者氏名・連絡先 (複数可)
兄弟自部門兄弟氏名・続柄 (会員なら相互リンク)
銀行口座自部門口座振替用の引落口座
所属校舎自部門校舎を追加・主校舎切替
受講登録自部門集団・個別・その他商品の申込
請求履歴閲覧のみ過去の請求書・入金状況
部門ステータス自部門休塾・退塾・復帰の操作
BIT では生徒情報が複数画面に散らばっていましたが、 i システムでは 1ページに集約 されており、 タブ切替なしで全体を見渡せます。

新規生徒登録時の重複チェック (2026-05-16 追加)

生徒 → 生徒管理 → ＋新規登録 をクリックすると、 フォーム冒頭に 「⚠ 重複チェック (必須)」 黄色枠が表示されます。

同じ生徒の二重登録 (転部・復塾時など) を防ぐためのチェックです。 候補をクリックすると既存生徒ページへ移動できるので、 既存生徒に対しては「復帰」や「部門追加」で対応してください。

2.3 所属・休塾・退塾

休塾

  1. 個別ページの「部門ステータス」セクションで 休塾 ボタン押下
  2. 休塾期間 (開始日〜復帰予定日) と 理由 を入力
  3. 保存 → ステータスが 休塾生 に変更
通常2ヶ月以内が休塾の目安です。 超える場合は警告が出ますが保存可能です。

退塾

  1. 個別ページの「部門ステータス」セクションで 退塾 ボタン押下
  2. 退塾日 と 理由 を入力 (例: 引越し / 移籍 / 成績不振)
  3. 保存 → 該当部門のみ 退塾生。 他部門に在籍していれば そちらは継続

復帰

休塾・退塾済みの生徒を 会員に戻す場合は 復帰 ボタン。 過去の休塾期間・退塾日は履歴として残ります。

2.4 受講登録

3つの種類

種類用途登録例
集団 (lesson)クラス授業の登録中3 数学クラス、 高2 英語クラス
個別 (tutorial)個別指導の登録個別指導 80分×週1、 中3 数学
その他商品 (item)テキスト・教材費・継続商品など夏期講習 一括、 模試代

商品の選択

商品マスタから選択するか、 自由記入できます。 商品マスタを選んだ場合、 価格・対象学年・科目が自動で連動します。

BIT では受講開始時の学年で固定価格が請求されていましたが、 i システムでは 学年自動連動 がデフォルトです。 4月の進級時に商品の対象学年が更新されると、 翌月から自動的に新学年の価格が適用されます。 学年固定にしたい場合は受講登録時に「学年」を明示指定してください。

単発商品の請求月指定 (2026-05-16 追加)

その他商品申込で 区分 = 単品 を選んだ場合、 「請求月」プルダウンが表示され、 課金する対象月を明示指定できます。

本部締済月への新規登録 = 自動繰越 (2026-05-16 追加)

継続商品や個別指導を 本部締済の過去月 から開始したい場合、 受講登録の保存後に「✓ ○月分は△月の請求書に繰越されます」というメッセージが表示されます。

対象は 本部締済の口座振替月 / 入金済 (paid) 月 です。 すでに引落・入金が完了した月は触らず、 新規追加分のみ翌月以降に繰越されます。

3. 請求業務

3.1 月次請求書発行

請求書は 毎日自動生成 (当月〜年度末=3月) されるため、 確認・締めのみ操作。 月末に全銀振替ファイル出力 → 月初に銀行へアップロード

請求書の自動生成 (2026-05-16 改修)

手順

  1. サイドバー 請求 → 請求業務 を開く
  2. 対象月は 未締の最新月 が初期表示 (例: 5月本部締済なら 6月)
  3. 金額・宛先を確認
  4. 「校舎締め」(部門責任者) → 「本部締め」(本部) の順で締める
校舎締め後は校舎担当の編集ロックがかかります。 本部締め後は 本部のみが解除可能 なので、 締める前に十分確認してください。

多部門にまたがる請求書の扱い (2026-05-18 改修)

校舎締めは "請求書単位" ではなく "明細 (line) 単位"です。 SOIL+科学の学校 のように複数部門に所属する生徒の請求書は 両校舎の校舎締画面に表示されますが、 操作・締めの効果は 自部門の明細のみ。

3.2 口座振替 (全銀フォーマット)

振替依頼ファイルの作成

  1. サイドバー 請求 → 振替依頼 を開く
  2. 対象月・引落予定日 (通常 翌月9日 or 営業日補正後) を確認
  3. 銀行別 (京都中央信金 / ゆうちょ) で全銀フォーマットを出力
  4. 銀行のシステムへアップロード
京都中央信用金庫: 総合振込 (種別21) 形式 / ゆうちょ: 振替貯金 (預金種目=2) の特殊フォーマット。 i システムは両方対応済み。

3.3 引落結果の取込

  1. 銀行から引落結果 CSV/全銀フォーマットを受領 (通常 引落日翌営業日)
  2. サイドバー 請求 → 振替結果取込 で ファイルアップロード
  3. 引落成功・失敗が請求書に自動反映
  4. 失敗分は 請求 → 再引落・督促 で確認

3.4 銀行振込・督促

銀行振込の生徒

口座振替の登録がない、 または引落不能になった生徒は 銀行振込 扱いになります。 請求書 PDF (振込先記載済) を保護者ポータルでダウンロード可能。

督促状

  1. 引落失敗の翌月以降も未入金が続いた場合、 請求 → 再引落・督促 で督促状PDFを生成
  2. 振込先: 京都中央信用金庫 白梅町支店 (店番080) 普通 0141391 株式会社育星舎
  3. 必要に応じて 一括メール送信ボタンで保護者に通知
BIT では未払いがすべて「未払い」と一律表示でしたが、 i システムでは 「○月9日 口座振替予定」「支払期日 ○月○日」「期限超過」 のように状況別に表示されます。 保護者ポータルでも同様。

4. 給与・労務

給与締め日: 毎月20日締め / 支払日: 翌月15日
対象期間: 「N月分」= 前月21日〜当月20日 の勤務
例: 「2026年4月分」= 2026年3月21日〜4月20日 の出勤、 支払日は 5月15日

4.1 出勤簿と打刻

2つの方式

方式運用適した部門
QR打刻 (Kiosk方式)各校舎にタブレット設置 → 講師が個人QR をかざして出退勤打刻SOIL等 即時記録したい部門
Excel取込各部門が独自Excelで勤怠を管理 → 月末に取込従来運用を維持したい部門
同じ社員で 両方の方式を併用すると二重計上 になります。 部門単位で方式を統一してください。

多部門勤務

SOIL紫竹校所属の講師が SOIL出町校 で勤務する場合などは、 出町校の Kiosk URL に個人QRをかざせば出町校の出勤簿に記録され、 その時の時給で計算されます。

QR打刻の準備

  1. 給与・労務 → QR打刻URL から各校舎のKiosk URLを確認
  2. 校舎のタブレット端末でURLを開いてブックマーク
  3. 講師の個人QR は 講師・社員マスタ → 個人ページ → 「QRメール送信」で各講師にメールで配布

出勤簿の確認・修正

  1. 給与・労務 → 出勤簿 で 月別の勤務記録を確認
  2. 時給・勤務時間・交通費等の修正は管理画面で可能
  3. 未確定の打刻 (退勤忘れ等) は警告表示されるので個別に修正

4.2 給与計算

  1. 給与・労務 → 給与計算 で対象月の給与計算を実行
  2. 計算結果を確認 (社員給与・アルバイト時給・交通費・控除)
  3. 個別社員のカードを開いて手当・控除を調整
  4. 「確定」ボタンで月次給与を確定
BIT では給与計算は別システムでしたが、 i システムでは 出勤簿と給与計算が同一システム内で連動 しています。 出勤簿で時給を修正すると即座に給与計算に反映されます。

4.3 給与振込

  1. 給与計算確定後、 給与・労務 → 給与計算 で振込CSV (中信総合振込形式) を出力
  2. 銀行のシステムにアップロード
  3. 給与明細PDFを 一括メール送信 ボタンで各講師に配信
  4. 講師は スタッフポータル で過去の給与明細を確認可能

5. 連絡・お知らせ

5.1 連絡板

部門間でのメッセージのやり取り、 システム不具合の報告、 改善要求 を投稿できます。 ファイル添付対応 (5件まで)。

カテゴリ

ステータス

未対応 → 対応中 → 解決済み の3段階。 詳細画面の「✓ 解決済みにする」ボタンでワンクリック更新。

5.2 一斉案内メール

会員の保護者宛に一斉メール送信。 PDF添付対応。 部門・学年で絞り込み可。

  1. 連絡 → 一斉案内メール を開く
  2. 送信先を絞り込み (部門 × 学年)
  3. 件名・本文を入力 (テンプレート挿入機能あり)
  4. 添付PDF (任意)
  5. 「テスト送信」で自分宛に確認 → 「本送信」

5.3 面談予約

2系統の予約

新規入会相談会員面談
外部からの問合せ・体験申込 既存会員からの面談予約

予約フロー

  1. 保護者が公開URL ( 例: jyuku.ikuseisha.com/reservation.html?branch=IG0601 ) から予約
  2. 部門/校舎のメールに通知が届く (校舎 > 部門 > 本部 information@ の優先順位) + システム内通知欄に表示
  3. 申込者本人にも 受付完了の自動返信メール が届く
  4. 管理者が 生徒 → 面談予約 で予約一覧を確認
  5. 必要に応じて生徒紐付け (既存会員なら自動で紐付くケースも)

カレンダーで日付クリック後の操作 (2026-05-16 改善)

キャンセル

5.4 問合せ管理

サイドバー 生徒 → 問い合わせ でWebからの問合せを管理。 ステータス変更・返信対応の履歴を残せます。 (2026-05-16 メニュー移動)

問合せフォームの運用 (2026-05-16 強化)

WordPress / 各部門サイトに貼り付けるリンクの発行

生徒 → 問い合わせ 画面の上部に 部門・校舎プルダウン があり、 選ぶと URL が自動生成されます。 「📋 コピー」ボタンで取得後、 各部門のWordPressやWebサイトに <a href="...">お問い合わせ</a> として貼り付けるだけ。

用途URL 例
進学塾SOIL公式サイトinquiry.html?dept=IG06
SOIL紫竹校サイトinquiry.html?dept=IG06&branch=IG0601
本部公式サイトinquiry.html?dept=HQ

同様の URL ジェネレータが マスタ → 部門・校舎設定 の上部にもあり、 そこでは 問合せフォーム / 面談予約フォーム 両方 の URL を発行できます (部門管理権限では自部門のみ表示)。

URL クエリで指定された部門/校舎は フォーム上で固定 (変更不可)。 申込者が誤って別部門を選んでしまうリスクを防ぎます。

5.5 入会申込フォーム (2026-05-16 拡張)

スタッフが招待リンクをメールで送付 → 申込者がフォーム入力 → スタッフが内容確認 → 承認で 問合生として生徒登録。

送信フロー

  1. 生徒 → 入会申込 から 「招待リンクを送る」 ボタン
  2. 申込者メアド・対象部門・校舎 を入力して送信
  3. 件名「【育星舎グループ ○○塾 △△校】入会申込フォームのご案内」のメールが申込者に届く
  4. 申込者がリンクを開き、 生徒情報・保護者情報・希望開始日 + 過去利用 / 兄弟家族の在籍 / 紹介者 の質問に回答
  5. スタッフが 生徒 → 入会申込 で内容を確認、 承認

承認時の重複チェック (必須)

招待メールの仕様

5.6 スケジュール

部門別カレンダー (校舎締め日・休校日・講習期間・テスト前・行事 等) を共有。 締切前 N 日になると通知欄に自動表示されます。

6. マスタ管理

6.1 商品マスタ

サイドバー マスタ → 商品マスタ。 自部門の商品のみ編集可能。

カテゴリ

6.2 部門・校舎設定

サイドバー マスタ → 部門・校舎設定 で 自部門の各種設定:

公開フォームURL の発行 (2026-05-16 追加)

画面上部の 「🔗 公開フォーム URL の発行」 パネルから、 各部門・校舎の問合せフォーム / 面談予約フォーム の URL を発行できます。

6.3 約款編集

契約書の約款 (利用規約) を部門ごとに編集可能。 共通約款 + 部門特約 が sort_order 順に展開されます。

7. ポータル機能

7.1 保護者ポータル

保護者ができること

アカウント発行

  1. 管理 → 保護者ポータル アカウント
  2. 「一斉発行」ボタンで全会員の保護者アカウントを一括作成
  3. 「招待メール送信」で初回案内メールを送付
  4. 各保護者は メール内のリンクから /portal/login.html でログイン

兄弟登録の自動検出 (2026-05-16 追加)

同じメールアドレスが複数の生徒に登録されているのに siblings 未登録 のペアを、 サーバーが毎日自動検出します。

5項目マッチング (保護者名・住所・電話・メール・口座) で兄弟候補を判定。 同じ保護者が複数の生徒情報を 1 つの parent_users アカウントで見られるようにするためです。

7.2 スタッフポータル

スタッフができること

アカウント発行

管理 → スタッフポータル アカウント から、 employee 登録済みのスタッフに対して一斉発行。 ログインURL: /staff/login.html

パスワード再発行 (2026-05-16 改善)

「PW再発行」ボタンを押すと 新パスワード生成 + 案内メール送信 がワンクリックで完了します (旧:2ステップ操作だった)。 確認ダイアログで OK すると 新パスワードがスタッフ宛にメール配信されます。

8. FAQ・トラブル時

Q. 自部門の生徒が一覧に表示されない

退塾した部門は「現在所属」から除外されます。 ステータスフィルタで「退塾生」も含めて検索してください。

Q. 請求書を再発行したい

校舎締め前なら請求 → 請求業務で「再生成」可能。 本部締め後は本部に依頼してください。

Q. パスワードを忘れた

本部にリセット依頼。 リセット後は再度初期パスワードで初回ログイン → 強制パスワード変更フローです。

Q. メールが届かない

SMTP 設定の問題か、 受信側の迷惑メール扱いの可能性。 本部 (information@ikuseisha.co.jp) に連絡してください。

Q. 不具合・改善要求を上げたい

連絡 → 連絡板 で「システム不具合」または「改善要求」カテゴリで投稿してください。 自動的に本部宛に届きます。

Q. BIT との並行稼働期間の整合性確認

5月分までは BIT を正として並行稼働。 月末に i システムの集計結果と BIT 出力の「N月請求一覧.xlsx」で完全一致を確認しています。 完全一致しない場合は本部に連絡。

本マニュアルの内容で不明点・要望がありましたら 連絡板の「改善要求」カテゴリまでお寄せください。
最終更新: 2026-05-09